La facturation électronique, e-facture, ou e-facturation pour les entreprises
1 - Tout comprendre sur l’impact de cette réforme
Quelle différence entre la facturation électronique et l’e-invoicing imposé par la réforme ?
Une facture électronique est émise et transmise en format électronique, selon le régime de droit commun. Une facture PDF, en ce sens, est bel et bien une facture électronique.
Cependant, avec la réforme, Une facture électronique au sens « e-invoicing » devient une obligation de générer, transmettre dans un format structuré (3 formats possibles) et respecter la chaine de transmission par des plateformes habilitées.
Qu’est-ce que le e-reporting ?
C’est un processus obligatoire de transmettre par voie électronique des données financières et commerciale à l’administration fiscale. Ce processus va concerner toutes les entreprises établies en France et qui sont assujetties à la TVA.
Quelle différence entre OD et PDP ?
Bien qu’un opérateur de dématérialisation (OD) et une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) peuvent avoir un grand périmètre d’actions en commun, il existe cependant des différences.
Contrairement à une OD, une plateforme de dématérialisation doit aussi :
Être interconnectée à toutes les PDP et PPF
Appliquer les obligations réglementaires pour émettre les factures
Mettre à jour les statuts des factures (entre PDP/PPF)
Consulter l'annuaire pour identifier le PDP du destinataire et mettre à jour l'annuaire nationale pour le compte des clients destinataires
Vous l’avez compris, un OD ne peut donc pas se substituer à une PDP.
2 – Qu’est-ce que cela change concrètement dans mon processus de facturation actuel ?
Disposer d’un outil de facturation
Les factures word, excel ou papier, c’est terminé ! Si vous n’avez pas d’outil de facturation, vous allez devoir en trouver un rapidement. En effet, vous devez vous conformer aux conditions de validité d’une e-facture. Pour qu’elle soit reconnue comme ayant une valeur légale et fiscale, elle doit respecter trois principes fixés par l’administration c’est à dire :
Authenticité de l’origine : garantir que l’émetteur de la facture est bien identifié (ex. : signature électronique).
Intégrité du contenu : garantir que le contenu de la facture n’a pas été altéré après son émission (par exemple que le format soit non modifiable, proposé un horodatage) et portant les mentions de facturation obligatoires.
Lisibilité : s’assurer que la facture soit lisible par l’administration (en français et dans un des formats imposés CII, UBL ou Factur-X)
Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Pour choisir un PDP, veuillez consulter la liste sur le site :
Vous pouvez choisir un PDP qui couvrira aussi des fonctionnalités de facturation afin de mutualiser la prise en main d’un outil de facturation avec les obligations d’émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques.
Transmettre, recevoir et suivre ses factures
Concernant les factures adressées aux clients, l’envoi par mail ne sera plus nécessaire (à l’exception des factures vers un client étranger).
Toutes les factures seront transmises de votre PDP à celui du client (interconnecté). Vous pourrez alors suivre le statut de vos factures et sa bonne prise en compte pour le client :
Reçue ou rejeté sur la plateforme
Approuvée, refusée ou en litige par le client
Vous pourrez aussi récupérer les factures de vos fournisseurs sur votre PDP.
3 - Qui est concerné par cette réforme ?
Les entreprises Françaises assujetti à la TVA sont concernées par la e-facturation et le e-reporting. La mise en place dépend de la taille de la structure.
Les particuliers et entreprises étrangère sont concernés par l’e-reporting pour toutes les factures d’achat reçues par un fournisseur français assujetti à la TVA.
4 - Les objectifs de la réforme
Fiabiliser et automatiser la facturation
On réduit la saisie manuelle des factures (format word et excel)
On limite les erreurs de ressaisie ou de rapprochement entre deux tiers
On facilite le traitement comptable ainsi que le règlement
Réduire les coûts administratifs
On optimise considérablement le temps de traitement des factures générées et reçues.
💡 On estime que la facture électronique coûte 3 à 5 fois moins cher qu’une facture papier.
Renforcer la traçabilité et la sécurité
On améliore le contrôle car les factures sont horodatées, traçable et conservées légalement.
On limite les risques de fraudes (envoi des factures par des « faux fournisseurs » ou vérifier que la facture n’a pas été adressée en doublon).
On centralise la facturation sur un site d’archivage sécurisé et conforme.
Faciliter la lutte contre la fraude à la TVA
L’Etat Fançais impose progressivement la e-facturation entre entreprises (B2B) via le Portail Public de Facturation (PPF) afin d’avoir une vision en temps réel des transactions entre les entreprises et ainsi faciliter le recouvrement de la TVA.
Favoriser la transition écologique
Dans le soucis de réduire l’empreinte carbone, la facturation électronique permet de réduire drastiquement l’utilisation du papier, limiter les impressions ainsi que l’envoi postal et stopper le stockage dans des classeurs.
5 - Les sanctions
Quelles sanctions pour les entreprises ?
Si vous ne vous conformez pas à la réforme, vous vous exposez à des pénalités qui peuvent vite faire mal au porte-monnaie !
L’article 1737-III du CGI prévoit une amende de 15 € par facture non transmise en format électronique. Cette sanction touche toute entreprise qui continue d’émettre des factures papier ou PDF simple, sans respecter les formats normés obligatoires (Factur-X, UBL ou CII) comme prévu l'article 289 bis. Ce montant est plafonné à 15000 € par année civile.
L’article 1788D-I du CGI instaure une amende plus lourde pour l’absence de transmission des données de transaction auprès de l’administration fiscale (e-reporting). La sanction s’élève à 250 € par transmission non effectuée, dans la limite de 15 000 € par année civile.
Quelles sanctions pour les PDP ?
Pour toute omission ou manquement par un opérateur d'une plateforme de dématérialisation aux obligations de transmission de données mentionnées au II de l'article 289 bis, l’article 1737-III du CGI prévoit une amende de 15 € par facture mise à la charge de cette plateforme, plafonné à 45 000 € par année civile.
Si l’opérateur de dématérialisation ne respecte pas ses obligations de transmission prévues au III de l'article 290 et au I de l'article 290, l’article 1788D-I du CGI prévoit une amende de 750 € par transmission, plafonné à 45 000 € par année civile.
En synthèse
Si vous êtes perdu dans la mise en place de la facturation électronique ?
Cette réforme n’est pas très simple à appréhender. Si vous manquez de temps où vous avez un doute, ne vous mettez pas en risque et sollicitez au plus vite votre expert-comptable qui vous accompagnera dans ce changement.
Dernier conseil ?
Pensez à une deadline qui vous permettra de ne pas repousser le choix de votre PDP. Selon vos choix, cela peut impacter votre processus de facturation actuel.
Si vous devez prendre en main un outil de facturation, alors arrêtez votre choix avant le début d’année 2026.