Les enjeux de l’externalisation de la gestion d’entreprise : opportunités et limites
Dans un environnement économique où l'efficacité est un atout crucial, de nombreuses entreprises, grandes comme petites, se tournent vers l'externalisation pour alléger leur gestion administrative.
Mais cette solution convient-elle vraiment à toutes les structures ? Déléguer des tâches essentielles à un partenaire externe peut offrir des avantages significatifs en termes de gain de temps, de maîtrise des coûts, et d’accès à une expertise spécialisée. Cependant, externaliser demande aussi d’avoir conscience des limites pour une mise en place efficace de ce type de service, notamment en matière de confiance et de confidentialité des données.
Dans cet article, nous vous guidons pour évaluer la pertinence de l'externalisation administrative pour votre entreprise. Nous abordons les raisons de se tourner vers ce choix stratégique, les éléments à considérer en fonction de la taille de votre structure, et les précautions à prendre pour choisir le bon partenaire.
Pourquoi externaliser la gestion administrative de votre entreprise ?
1. L’externalisation de la gestion présente trois principaux avantages
Accès à une expertise
Vous ne déléguez pas seulement l’ensemble ou une partie de votre gestion d’entreprise, vous permettez son optimisation et libérez son potentiel de performance ! Avoir un partenaire expert à vos côtés, c’est faire le choix de s’appuyer sur une personne expérimentée, réactive, qui possède des compétences adaptées, et qui est parfaitement à jour de ses connaissances administratives, légales et autres règles comptables. En effet, les normes qu’il faut respecter au sein d’une entreprise sont nombreuses et ne sont pas toujours connues des gérants.
Son expertise lui permet d’avoir une meilleure appréciation des problématiques et enjeux de votre entreprise.
Gain de temps
La gestion administrative, bien qu’essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, représente un ensemble de tâches souvent chronophages. En externalisant ces processus, le dirigeant optimise son temps et peut ainsi se recentrer sur son cœur de métier ainsi que sur le développement stratégique et commercial de son entreprise.
Maîtrise des coûts
Un dirigeant voit souvent l’externalisation de la gestion comme un coût supplémentaire pour sa structure… mais il réalise rapidement, que cela lui permet de se recentrer sur son cœur d’activité et la stratégie d’entreprise.
Ce choix peut s’avérer moins onéreux que l’internalisation. On s’affranchit du processus de recrutement, du temps de formation mais aussi des lourdes charges patronales pour pallier les absences internes (maladie, congés, etc.). Vous recrutez les personnes qualifiées sur une durée adaptée aux besoins de l’entreprise.
L’externalisation vous permet d’accéder à des outils qui permettent d’industrialiser vos flux de gestion et optimiser le temps de traitement. C’est donc un choix pertinent pour les entreprises en croissance avec un budget limité.
2. Avoir une idée claire des activités à externaliser
Le Business Process Outsourcing (BPO) consiste à confier une partie de l’activité de l’entreprise à un partenaire externe. Il couvre d’ailleurs de nombreux domaines de l’entreprise comme le standard téléphonique, le support technique, le recrutement, la communication, le marketing, la gestion, la comptabilité, etc.
Toutes les entreprises peuvent y recourir ! Selon les secteurs d’activité, vous pouvez trouver des partenaires dédiés, comme Sinple qui est spécialisé dans la gestion externalisée pour les entreprises de services et dans la prestation intellectuelle.
3. Externaliser : pertinence selon la taille de la structure
A. Pour les TPE & PME
L’externalisation de la gestion représente un atout supplémentaire pour les petites et moyennes entreprises. En effet, elles doivent assurer l’ensemble des tâches administratives sur des domaines très variés tels que les ressources humaines (recrutement, contrats de travail, paie), l’administration des ventes et achat (contractualisation clients et fournisseurs, facturation, réception des achats, suivi des notes de frais), la gestion de trésorerie (gestion de la banque, des règlements, des encours et du recouvrement), la comptabilité (collecte et enregistrement des pièces comptables, rapprochement bancaire, bilan annuel).
Mais ces petites structures ont parfois des moyens limités pour assurer l’ensemble de ces tâches :
Le temps
Avec la croissance continue d’une entreprise, l’augmentation progressive de la charge administrative peut rapidement devenir un facteur de saturation pour le dirigeant ou la personne en charge. Cela impacte directement la qualité du travail ainsi que le respect des délais.
L’expertise
Le dirigeant et son équipe doivent gérer une grande diversité de tâches, nécessitant une expertise multisectorielle ainsi qu'une veille juridique et réglementaire afin de garantir la conformité des pratiques de l’entreprise. Cependant, recruter un expert en gestion financière et comptable, tel qu’un Directeur Administratif et Financier (DAF), représente un coût souvent difficile à supporter pour les TPE et certaines PME.
Les outils adaptés
Utiliser un ERP de gestion permet d’industrialiser, fiabiliser et gagner en visibilité sur les données de l’entreprise. Certains outils permettent aussi de respecter des obligations légales. Mais l’utilisation d’un outil est un coût non négligeable sans compter la formation nécessaire à son utilisation et l’expertise nécessaire pour la mise en place de processus efficient à travers l’outil. Faire appel à une société spécialisée garantit un résultat précis, car vous définissez avec votre prestataire vos besoins et vos objectifs à court, moyen et long terme.
B. Pour les indépendants
Un travailleur indépendant doit respecter de nombreuses obligations :
Au niveau juridique
Pour démarrer son activité, il doit tout d’abord engager de nombreuses formalités. Une fois lancé, il devient juridiquement responsable en cas de litige avec un tiers. Il doit donc assurer une veille juridique, c'est-à-dire se tenir au courant des évolutions légales, réglementaires et jurisprudentielles de son domaine d’activité. C’est en effet un élément crucial de la maîtrise des risques pour l’indépendant car le non-respect ou la méconnaissance de ses obligations peut engendrer des sanctions financières, impacter sa réputation vis-à-vis de ses clients ou potentiels prospects voire même l’interdiction définitive d’exercer son activité.
Au niveau comptable, social et fiscale
L’indépendant, qu’il ait les connaissances en matière de gestion et de comptabilité ou non, doit générer les factures liées à son activité et tenir à jour sa comptabilité. Il doit aussi s’acquitter de ses cotisations sociales lui permettant de se prémunir de différents risques (maladie, maternité, retraite, invalidité et décès). Enfin, il est soumis à l’obligation de paiement de ses charges fiscales, de ses impôts et de la TVA.
Ce sont des formalités administratives qui incombent à l’indépendant en complément du cœur de son activité et requiert une expertise spécifique. Sans compter que l’aspect administratif est souvent boudé et perçu comme une contrainte.
Dans ces conditions, le recours à un spécialiste de la gestion financière et comptabilité ajusté aux besoins permet à l’indépendant d’accéder à une expertise et à des conseils précieux à moindre coût. Il libère l’indépendant qui peut se recentrer sur son cœur de métier.
Quels obstacles pour externaliser sa gestion administrative ?
L'externalisation de la gestion vous assure une prestation de qualité, conforme aux obligations légales. Elle garantit un engagement structuré, le respect des échéances et l'accès à des conseils et recommandations adaptés aux domaines délégués.
Néanmoins, externaliser la gestion implique de confier à un tiers des données financières essentielles à l’activité de l’entreprise. Cette décision nécessite de surmonter certains obstacles pour garantir une transition réussie.
1. Externaliser : une question de confiance
Étant donné la nature des données traitées dans le cadre de la gestion administrative, il est parfois difficile de passer le cap de l’externalisation. En effet, vous devez faire une pleine confiance à votre partenaire car vous lui confiez des tâches qui sont au cœur du business et de la santé financière de votre entreprise.
Le gérant doit s’assurer que les compétences annoncées par son partenaire sont à la hauteur des enjeux de sa structure. Par exemple, la qualité des échanges avec les clients ou fournisseurs de l’entreprise ne doit pas nuire à l’image de l’entreprise ou encore la production de la paie doit respecter les normes légales et réglementaires pour se prémunir de risques de redressement ou lourdes pénalités financières.
Il faut donc avoir des moyens pour s’assurer de la qualité de la prestation du partenaire comme la mise en place de compte rendu précis ou l’utilisation d’un outil permettant de suivre les activités en temps réel.
2. Déterminer le niveau d’engagement du partenaire externe
Quand vous confiez votre gestion administrative, vous pouvez accéder à deux types de prestation :
Prestation de prise en charge d’un processus métier
On délègue des tâches opérationnelles spécifiques ou un processus complet. Par exemple, il est possible de confier l'intégralité du processus d’administration des ventes, de la contractualisation des clients à la facturation, jusqu’au paiement des factures. Selon le volume, ce type de prestation peut nécessiter l’intervention d’une équipe externe plus ou moins large.
Prestation d’accompagnement/conseil
Conseils et expertises sur un domaine spécifique (fiscal, juridique, etc.)
Audits de gestion ou comptabilité
Formation du personnel sur des sujets métiers
3. Garantir la confidentialité de mes données
Confier l’externalisation de votre gestion administrative soulève inévitablement des questions relatives à la sécurité et à la confidentialité des données de l’entreprise.
Il est donc impératif pour l’entreprise de mettre en place avec son partenaire des mesures pour garantir la sécurisation des informations sensibles.
Il est conseillé de rédiger un contrat d’externalisation avec des clauses claires et précises sur la confidentialité et la protection des données. Il faut s’assurer des pratiques de protections de données du partenaire et s’assurer de la fiabilité des outils utilisés dans le cadre de la prestation.
En cas de litige, de fin de contrat ou souhait d’internaliser progressivement des activités, il est important de s’assurer de la possibilité d’une réversibilité auprès de votre partenaire. Cela vous permet une reprise d’activité fluide et sécurisée de vos données. Vous vous assurez d’une pérennité des opérations et évite d’éventuelles interruptions préjudiciables.
4. Comment sélectionner le bon partenaire ?
Le choix ne doit pas se baser uniquement sur le coût de la prestation. Il faut aussi sélectionner un partenaire qui connaisse votre secteur d’activité et donc appréhende mieux vos enjeux et objectifs. Il doit être en mesure de vous conseiller au mieux pour aider au développement de l’entreprise. Il vous restitue les chiffres clés qui vous aide à prendre des décisions stratégiques éclairées.
Le témoignage de clients peut s’avérer être un gage de qualité et du sérieux du partenaire.
Il est également préconisé de faire un audit des partenaires potentiels autour de l’expertise, la fiabilité, l’expérience dans le domaine d’activité.
L'externalisation de la gestion administrative offre de nombreux avantages à votre entreprise. Elle permet de réduire les coûts de fonctionnement, d'améliorer la qualité de la gestion, d'accroître la flexibilité et de mieux gérer les risques. Cependant, il est essentiel de choisir des prestataires compétents, qui comprennent les spécificités de votre activité pour un accompagnement optimal.
Pour avoir une étude des besoins de votre entreprise de services, contactez les équipes de Sinple !