Facturation électronique : êtes-vous prêts pour la réforme ?
Pour rappel ℹ️
La facturation électronique devient bientôt une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Septembre 2026 :
- toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques
- les grandes entreprises devront aussi émettre leurs factures électroniquement
Septembre 2027 :
- l’obligation d’émission s’étend aux PME, TPE et micro-entreprises
Contrainte réglementaire certes, cette réforme est aussi l’opportunité d’optimiser le processus global de facturation et de gestion.
Mais comment s’y préparer ? Nous vous présentons les 5 chantiers clés dès début 2026 pour réorganiser la gestion.
1️⃣ Priorité n° 1 : Fiabiliser les données de gestion
La facturation électronique repose avant tout sur des données normées, structurées et cohérentes. Sans une base de données fiable, impossible de garantir la conformité des factures, leur bon traitement par les plateformes, ou une automatisation efficace des flux.
La première étape consiste donc à auditer et mettre à jour les données de référence :
coordonnées clients et fournisseurs, statuts juridiques, codes TVA, conditions et délais de paiement, modes de règlement, etc. Ces informations, souvent considérées comme acquises, contiennent pourtant fréquemment des incohérences ou des exceptions non documentées.
La seconde étape, une fois les référentiels mis à jour, consiste à fiabiliser les données opérationnelles : natures de produits ou de prestations, règles de TVA associées, typologies de factures, axes analytiques ou projets. Ces éléments sont au cœur des échanges électroniques et doivent être parfaitement alignés avec les exigences réglementaires.
Enfin, la dernière étape conduit à réfléchir et harmoniser les règles de gestion entre les différents services impliqués dans la facturation : gestion commerciale, gestion de projets, finance et comptabilité. Une même donnée ne doit plus être interprétée différemment selon les équipes ou les outils.
L’objectif est clair : 1 donnée = 1 règle = 1 interprétation (et pas de place pour les devinettes)
Cette fiabilisation constitue le socle indispensable de tous les autres chantiers à engager pour réussir la transition vers la facturation électronique… ce qui nous amène naturellement au point suivant.
2️⃣ Priorité n°2 : Repenser les processus de facturation de bout en bout
La réforme de la facturation électronique impose de standardiser, formaliser et sécuriser des pratiques qui, jusqu’à présent, reposaient parfois sur des usages implicites ou des ajustements au cas par cas.
Avant de penser outils ou paramétrage, il est indispensable de prendre du recul sur les processus de facturation dans leur globalité, depuis l’événement déclencheur jusqu’à l’émission de la facture et son intégration comptable.
Cela suppose de clarifier un certain nombre de règles structurantes, notamment :
À partir de quel moment une prestation devient facturable ? Validation d’un procès-verbal de livraison ou de fin de réalisation, échéancier contractuel, bon de commande, accord client formalisé, etc.
La gestion des éléments particuliers : acomptes, factures de situation, avoirs, remises de fin d’année (RFA), pénalités ou révisions de prix.
Les règles de fin de période : cut-off, factures à établir (FAE), produits constatés d’avance (PCA), et leur articulation avec la facturation réelle.
Le traitement des cas complexes : projets multi-lots, sous-traitance, mix régie/forfait, ou contrats à long terme.
L’enjeu est de passer d’une logique souvent empirique à des processus cibles clairs, partagés et reproductibles.
Cela implique notamment d’adopter de bons réflexes :
documenter les processus de facturation de manière factuelle, simple et compréhensible par l’ensemble des acteurs concernés,
limiter les exceptions, sources de risques et de complexité,
et structurer les pratiques via des templates de projets, des contrats types ou des schémas de facturation standardisés.
Repenser les processus de facturation est une étape clé pour sécuriser la conformité, fluidifier les opérations et préparer efficacement l’automatisation induite par la facturation électronique.
3️⃣ Priorité n°3 : Aligner gestion, finance et outils
La facturation électronique marque la fin des ressaisies manuelles et des ajustements a posteriori. Les données circulent désormais de bout en bout, depuis les outils de gestion jusqu’aux plateformes de dématérialisation et à l’administration fiscale. Cet enchaînement impose un alignement strict entre les besoins métiers, les règles financières et les outils utilisés.
La première action clé consiste à évaluer la compatibilité de l’outil de gestion (ERP, outil de gestion de projets ou solution de facturation) avec les exigences de la réforme. L’outil doit être en mesure de produire des factures structurées, conformes aux formats attendus, de gérer les statuts réglementaires et de structurer les données selon les normes définies par la DGFiP et les PDP. Il doit également être pleinement aligné avec la comptabilité, en produisant une information financière fidèle, traçable et exploitable, sans dépendre de retraitements manuels.
En seconde action, il est indispensable de clarifier les rôles et responsabilités tout au long de la chaîne de facturation :
qui crée la donnée ? qui la valide ? et qui intervient en cas d’anomalie ?
Cette gouvernance des données est essentielle pour éviter les zones grises, les doublons ou les corrections tardives.
La troisième et dernière action consiste à mettre en place des contrôles en amont, avant l’émission des factures. Cela devient un levier majeur de sécurisation pour vérifier la cohérence des données, des règles de TVA ou des montants et ainsi réduire significativement les risques de rejets par les PDP ou par l’administration fiscale.
Un principe simple s’applique ici :
Plus le contrôle est effectué tôt, plus les corrections sont rapides, maîtrisées et peu coûteuses.
En résumé, aligner gestion, finance et outils, c’est ainsi garantir la fluidité des flux, la conformité réglementaire et la fiabilité de l’information financière dans un environnement désormais totalement automatisé.
4️⃣ Priorité n°4 : Renforcer la collaboration gestion ↔ finance ↔ opérationnels
La réforme de la facturation électronique transforme en profondeur l’organisation de la gestion. Elle rend les processus beaucoup plus transverses et fait tomber les frontières traditionnelles entre les équipes opérationnelles, la gestion et la finance. La conformité ne repose plus uniquement sur la comptabilité, mais sur l’ensemble des acteurs impliqués dans la création et le suivi des données.
Dans ce contexte, la collaboration devient un facteur clé de réussite. Les informations saisies en amont par les équipes commerciales ou les chefs de projet ont désormais un impact direct sur la qualité des factures, leur conformité et leur acceptation par les plateformes.
Pour faciliter cette collaboration, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :
Instaurer des points réguliers entre gestion et finance, afin de suivre l’avancement, identifier rapidement les écarts ou anomalies et partager les retours terrain.
Développer un langage commun, en alignant les notions métiers avec les concepts utilisés dans les outils et les référentiels financiers.
Former et sensibiliser les chefs de projet et les commerciaux à l’impact de leurs saisies : une donnée incorrecte en amont génère du temps de correction, retarde la facturation et fausse les indicateurs financiers.
Outiller l’accompagnement des utilisateurs, à travers des guides pratiques, des centres d’aide ou des parcours guidés intégrés aux outils.
La facturation électronique impose ainsi une responsabilité partagée car la conformité dépendra autant de la qualité des saisies des opérationnels que des contrôles effectués par la finance.
Renforcer la collaboration entre les équipes, c’est sécuriser les flux, fluidifier les échanges et ancrer durablement de bonnes pratiques dans l’organisation.
5️⃣ Priorité n°5 : Piloter par anticipation (et non en réaction)
Avec la facturation électronique, les anomalies ne disparaissent pas… En revanche, elles deviennent immédiatement visibles. Plus une anomalie est détectée tôt, plus elle est simple et rapide à corriger. À l’inverse, une réaction tardive peut entraîner des rejets en chaîne, des retards de facturation et des impacts directs sur la trésorerie de l’entreprise.
Dès le début de l’année 2026, il devient donc essentiel de mettre en place un pilotage proactif de la facturation électronique, afin d’identifier rapidement les points de friction et d’ajuster les pratiques sans attendre le mois de septembre.
Cela implique notamment de :
suivre les rejets de factures émis par les plateformes de dématérialisation (PDP),
analyser les causes de ces rejets, qu’elles soient liées aux données, aux règles de gestion ou aux processus,
ajuster rapidement les paramétrages des outils concernés pour sécuriser les émissions futures,
et mesurer les impacts financiers, notamment sur les délais de paiement clients et fournisseurs, les litiges et la gestion de la TVA.
Pour piloter efficacement cette phase, certains indicateurs clés s’avèrent particulièrement utiles :
le taux de rejet PDP,
le délai moyen d’émission des factures,
l’écart entre la date de livraison de la prestation et sa date de facturation,
le volume d’avoirs correctifs.
Ce pilotage par les indicateurs permet de passer d’une logique de correction subie à une démarche d’amélioration continue.
Anticiper, c’est ainsi sécuriser la conformité, préserver la trésorerie et transformer la facturation électronique en un véritable outil de pilotage de la performance financière.
En résumé
Vous l’aurez compris : une organisation cible est fortement recommandée pour se préparer et faire face sereinement à la réforme sur la facturation électronique. Et cette organisation efficace repose sur 5 principes clés :
un référentiel produit / prestation maîtrisé,
des processus simples et documentés,
des outils bien paramétrés,
une responsabilité claire de la donnée,
un accompagnement utilisateur continu.
La facturation électronique n’est pas seulement un projet réglementaire isolé et imposé, c’est un véritable levier pour fiabiliser la gestion, sécuriser le chiffre d’affaires et fluidifier le cash.